EVALUASI ATAS PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS PADA KOPERASI MAHASISWA UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA DIVISI MINI MARKET

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Penulisan

Sistem informasi akuntasi adalah turunan dari ilmu akuntansi yang saat ini semakin diperlukan keberadaannya. Sistem ini membantu dalam pengelolaan berbagai bidang di dalam suatu perusahaan, misalnya dalam sistem pendapatan, sistem pembelian, sistem penggajian dan sebagainya. Sistem mengaitkan antar bagian dalam suatu perusahaan yang memungkinkan terdapatnya klarifikasi antar bagian atau bidang kerja tersebut.
Sistem akuntansi penerimaan kas adalah bagian dari sistem informasi akuntansi yang dibuat untuk pengelolaan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutang. Sistem ini menghubungkan fungsi-fungsi yang ada terkait penerimaan maupun pengadministrasian kas perusahaan.
Pengendalian internal penerimaan kas pada umumnya berupa serangkaian prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan untuk menjaga kas yang ada. Pengendalian internal kas sangat penting untuk mendukung sistem penerimaan kas mengingat kas adalah aset lancar yang paling mudah dipindahtangankan.
Koperasi Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta (KOPMA UNY) adalah sebuah entitas usaha yang bergerak dalam berbagai bidang. KOPMA UNY berlokasi di Karangmalang, Sleman, Yogyakarta dan pengelolaannya dilakukan oleh divisi kepengurusan, yaitu mahasiswa aktif dari semua fakultas yang ada di UNY. KOPMA UNY yang berdiri pada tanggal 2 Oktober 1982 ini termasuk dalam jenis koperasi serba usaha dan telah berkembang hingga saat ini. KOPMA UNY terdiri dari beberapa divisi dan salah satu divisi diantaranya adalah mini market.
Divisi Mini Market KOPMA UNY bergerak dalam bidang penjualan barang-barang kebutuhan mahasiswa, di samping itu juga terdapat makanan dan minuman serta barang-barang lain. Dari tahun ke tahun mini market mengalami perkembangan yang cukup baik dengan penjualan terakhir mini market pada tahun 2010 mencapai empat milyar rupiah. Oleh karena mini market ini berupa swalayan dengan sistem penjualan tunai, maka pendapatan sebagian besar diterima dalam bentuk kas.
Divisi Mini Market KOPMA UNY sebagai entitas usaha modern telah menerapkan sistem informasi akuntansi pada kegiatan usahanya. Hal tersebut tercantum dalam Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) KOPMA UNY 2010. Untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi pada KOPMA UNY Divisi Mini Market, khususnya sistem penerimaan kas dan pengendaliannya, mengingat bahwa mini market ini menggunakan sistem penjualan tunai yang berarti penerimaan dari penjualan adalah berupa uang tunai atau kas, apakah penerapan sistem tersebut sudah diterapkan sesuai dengan teori-teori yang telah ada, penulis mencoba untuk mengadakan penelitian terkait hal tersebut. Penulis menyajikan pembahasan mengenai penerapan sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Divisi Mini Market KOPMA UNY ini dalam sebuah karya tulis dengan judul “EVALUASI ATAS PENERAPAN SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS PADA KOPERASI MAHASISWA UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA DIVISI MINI MARKET”.
B. Tujuan Penulisan
Tujuan penulis dalam menyusun Karya Tulis Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui, memahami, dan mengevaluasi sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada KOPMA UNY Divisi Mini Market. Beberapa hal yang akan penulis evaluasi adalah sebagai berikut:
1. Struktur organisasi.
2. Fungsi–fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas.
3. Prosedur yang dijalankan dalam sistem penerimaan kas.
4. Catatan dan dokumen yang dihasilkan.
5. Pengendalian internal kas Mini Market KOPMA UNY.
C. Ruang Lingkup Pembahasan
Ruang lingkup karya tulis ini adalah penerapan sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada KOPMA UNY Divisi Mini Market dari struktur organisasi hingga pengendalian internalnya. Evaluasi ini akan meliputi penyajian informasi, kualitas sistem penerimaan kas, serta pengendalian internalnya. Evaluasi ini dimaksudkan untuk memperoleh pemahaman perlindungan kas pada mini market. Penulis berfokus pada aktivitas penerimaan kas dari operasi mini market, bukan pada aktivitas operasi penerimaan kas KOPMA UNY secara keseluruhan.

D. Metode Penelitian
1. Waktu dan tempat penelitian.
Penelitian dilakukan pada bulan Maret 2011 sampai penyusunan Karya Tulis Tugas Akhir ini selesai dilaksanakan. Tempat penelitian adalah pada KOPMA UNY Divisi Mini Market.
2. Jenis dan sumber data.
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
a. Data kualitatif.
Data kualitatif merupakan data yang belum diolah dan pada umumnya sulit diperhitungkan benar secara matematik. Data ini adalah hasil dari wawancara yang dilakukan penulis terhadap pengurus pada bidang terkait.
b. Data kuantitatif.
Data kuantitatif merupakan data yang telah diolah dan lebih berdasarkan pada data yang dapat dihitung untuk menghasilkan penaksiran yang pokok. Data ini terdapat dalam Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) KOPMA UNY, sedangkan sumber datanya adalah berupa data primer. Data primer yaitu data yang diperoleh dari data penelitian langsung di lokasi penelitian yaitu KOPMA UNY Divisi Mini Market, seperti hasil dari wawancara.
3. Pengumpulan data.
Penyusunan Karya Tulis Tugas Akhir ini dilakukan oleh penulis berdasarkan data dan informasi yang diperoleh dengan metode sebagai berikut:


a. Penelitian kepustakaan.
Metode penelitian kepustakaan dilakukan dengan cara menelaah sumber data yang berupa media cetak yang terkait dengan objek. Salah satu media cetak tersebut adalah Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) KOPMA UNY 2010.
b. Penelitian lapangan (observasi).
Metode penelitian lapangan meliputi pengumpulan data dari objek yang berupa data kualitatif dan kuantitatif dengan mengunjungi perusahaan termasuk wawancara dengan pengurus pada bidang terkait.
4. Jenis penelitian.
Jenis penelitian ini adalah penelitian evaluasi. Penelitian evaluasi merupakan bagian dari proses pembuatan keputusan, yaitu untuk membandingkan suatu kejadian, kegiatan dan produk dengan standar dan program yang telah ditetapkan. Penelitian ini dilakukan dengan proses pengumpulan dan analisis data yang sistematis yang bertujuan untuk pengambilan keputusan tertentu dalam hal ini adalah membandingkan penerapan sistem akuntansi penerimaan kas Divisi Mini Market KOPMA UNY dengan praktik-praktik yang dianggap baik dalam sistem akuntansi penerimaan kas untuk mendapatkan gambaran penerapan sistem akuntansi penerimaan kas Divisi Mini Market KOPMA UNY sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan oleh pihak yang berkepentingan untuk memperbaiki sistem akuntansi penerimaan kasnya jika diperlukan.



E. Sistematika Penulisan
Karya Tulis Tugas Akhir penulis susun terdiri dari empat bab yang terbagi lagi dalam subbab-subbab. Ringkasan dari masing-masing bab yang ada dalam karya tulis tugas akhir adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan alasan pemilihan judul dari penulis, tujuan dari penulisan Karya Tulis Tugas Akhir, ruang lingkup pembahasan masalah, metode penelitian yang digunakan penulis dalam mengumpulkan data dan informasi, serta sistematika penulisan Karya Tulis Tugas Akhir.
BAB II DATA DAN FAKTA
Bab ini menunjukkan gambaran umum tentang sejarah singkat pendirian perusahaan, struktur organisasi perusahaan, bidang usaha yang dijalankan oleh perusahaan, serta bagaimana penerapan sistem akuntansi penerimaan kas dan pengendaliannya.
BAB III LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN
Bab ini memberikan uraian landasan teori yang digunakan sebagai dasar evaluasi sistem akuntansi penerimaan kas mini market ini dan juga hasil evaluasi yang berupa ulasan tentang hal tersebut dan alasannya yang didukung dengan data, fakta, dan teori-teori yang telah dipaparkan oleh ahli pada bidang terkait dan sudah diterima umum.
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan penutup dari karya tulis yang memberikan suatu hasil berupa simpulan yang didapat dari pembahasan masalah yang dijelaskan dalam Karya Tulis Tugas Akhir dan penulis juga memberikan saran-saran bagi penerapan sistem akuntansi penerimaan kas dan pengendaliaannya pada KOPMA UNY Divisi Mini Market.

BAB II
DATA DAN FAKTA
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah singkat Divisi Mini Market KOPMA UNY.
Koperasi Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta yang di dalamnya termasuk salah satu divisi, yaitu mini market yang merupakan objek bahasan dalam karya tulis ini, lahir atas dasar ide dan prakarsa beberapa aktivis mahasiswa yang memandang perlu adanya suatu wadah peningkatan kesejahteraan mahasiswa. Oleh karena itu, realisasi adanya sebuah koperasi mahasiswa merupakan hal yang sangat penting. Pemikiran ini merupakan latar belakang turunnya Surat Keputusan Rektor (SKR) tentang Panitia Pendiri KOPMA IKIP yang kemudian mengadakan rapat pendirian KOPMA IKIP Yogyakarta pada tanggal 30 September 1982 sehingga berdirilah entitas usaha ini dengan beberapa divisi usaha.
Seiring berjalannya waktu, pada awal 1994 kantor dan unit usaha lainnya yang tergabung dalam divisi perdagangan umum berkedudukan di Gedung Rektorat Lama di Jalan Guru, Karang Malang, tempat yang cukup strategis untuk perkembangan di masa mendatang. Mini market terletak di lantai satu sayap barat rektorat lama berbatasan langsung dengan sekretariat LPM Press, UKM Penalaran yang bergerak
dalam bidang jurnalistik di sebelah timur, Garden Cafe di sebelah selatan, dan FPBS di sebelah barat.
Pada bulan September 1998 dengan adanya renovasi fisik gedung rektorat lama sebagai kantor, Mini Market KOPMA IKIP, terpaksa dipindahkan ke garasi di sebelah timur gedung rektorat lama. Dengan adanya perpindahan sementara yang berlangsung lebih kurang selama 6 bulan ini, banyak mempengaruhi omset usaha, terutama mini market karena letak yang tidak proporsional, serta mengganggu kinerja karyawan. kantor dan unit usaha ini mulai menempati gedung rektorat lama kembali pada bulan April 1999.
Pada tahun 2008, KOPMA UNY berhasil melaksanakan relokasi Divisi Mini Market dan Kantor KOPMA UNY ke Gedung Business Centre KOPMA UNY. Gedung baru ini memang lebih strategis posisinya karena terletak di pertigaan jalan yang ramai. Gedung baru ini berbatasan dengan Student Center di sebelah barat, Hotel UNY di sebelah selatan, FBS timur di sebelah timur dan di sebelah utara adalah usaha–usaha penduduk seperti rumah makan dan foto copy. Profil KOPMA UNY sebagai organisasi induk mini market ini adalah sebagai berikut:
Nama : Koperasi Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta (KOPMA UNY)
Kedudukan : Gedung Business Centre KOPMA UNY, Karangmalang, Yogyakarta 55281
Berdiri : 2 Oktober 1982
Jenis Koperasi : Koperasi Serba Usaha
Primer (dari) : KOPINDO No. 051/F.5/X/1983 Tanggal 13 Oktober 1983
Badan Hukum : 1281/BH/XI
NPWP : 01.246.660.3-542.000
SIUP : 503/896/185/PB/IV/2008
TDP : 120335200096 (Pada tanggal 22 November 1999)
PKP : 541.01607.11.92 Tanggal 19 November 1992
Telpon : +62274-584134
E-mail : kopma-uny@kopmauny.com, humaskopmauny@yahoo.com
Website : www.kopmauny.com
Saat ini mini market beroperasi di gedung baru yang berlokasi pertigaan Karang Malang. Lokasi ini lebih strategis daripada lokasi sebelumnya, rektorat lama, yang sekarang telah di renovasi dan dijadikan gedung lembaga penelitian. Gedung baru mini market ini terasa lebih terbuka karena gedung yang dulu terdapat pagar yang seakan mengesankan mini market hanya untuk mahasiswa saja, sedangkan saat ini tempatnya langsung berhadapan dengan jalan. Gedung baru ini juga berdiri sendiri tak seperti dulu yang tergabung dengan sekretariat beberapa unit kegiatan mahasiswa ditingkat universitas.
Divisi usaha mini market sampai dengan tahun 2010 ini mengalami perkembangan yang sangat memuaskan, terbukti dengan pencapaian laba lebih dari yang ditagetkan. Penjualan terus meningkat selama tiga tahun terakhir. Hal tersebut dapat dilihat pada Tabel 1.



Tabel 1
Perkembangan Penjualan dan Laba Mini Market

Keterangan 2008 2009 2010
Penjualan 2.016.234.475 3.478.825.585 4.276.672.772
Laba kotor 224.763.664 457.301.209
Baiaya operasional 144.195.486 190.093.791
Laba opersional 80.568.178 267.208.018
Laba bersih 88.944.834 258.232.521
Sumber : Laporan Pertanggungjawaban KOPMA UNY 2010

Pada tabel 1 terlihat peningkatan penjualan dari Rp. 2.016.234.475,00 pada tahun 2008 menjadi Rp. 3.478.825.585,00 pada tahun 2009 dan meningkat lagi menjadi Rp. 4.276.672.772,00 pada tahun 2010. Secara lebih rinci hal ini dapat diperhatikan dalam Grafik 1.
Grafik 1
Perbandingan Grafik Penjualan Divisi Mini Market
Tahun 2008, 2009, dan 2010


Ket : Series 1 = Tahun 2010, Series 2 = Tahun 2009, Series 3 = Tahun 2008
Sumber : Laporan Pertanggungjawaban KOPMA UNY 2010

Grafik 1 di atas memperlihatkan bahwa kenaikan penjualan tidak hanya terjadi dalam agregat penjualan setahun saja, tetapi juga secara bulanan. Pada bulan yang sama selama tiga tahun tidak pernah terjadi penurunan penjualan.
Divisi Mini Market KOPMA UNY sudah melakukan berbagai hal untuk meningkatkan kualitas kinerjanya antara lain:
a. Kemandirian divisi.
Perkembangan mini market yang baik merupakan penyokong peningkatan usaha KOPMA UNY. Dengan adanya kemandirian divisi, mini market bisa melakukan pengembangan usaha melalui perputaran pembelian barang yang lebih cepat dan fleksibel. Lingkup keputusan yang dapat diambil manajer lebih luas untuk menjalin kerjasama dengan rekanan bisnis.
b. Perbaikan sistem informasi data.
Mini market yang semakin berkembang memerlukan sistem informasi data yang baik. Sistem yang telah berjalan masih belum optimal, data belum valid dan sistem sering eror. Penyempurnaan sistem perlu dilakukan untuk memperbaiki sistem informasi yang ada.
c. Promosi.
Program-program promosi dilakukan untuk menarik pelanggan. Program tersebut antara lain: pembuatan katalog produk mini market untuk barang-barang promosi bekerja sama dengan supplier, pemberian hadiah apabila berbelanja dengan jumlah minimal tertentu, bekerja sama dengan bidang PSDA, pengadaan selling produk oleh suplier.

2. Struktur organisasi Mini Market KOPMA UNY.
Struktur organisasi sangat erat kaitannya dengan pelimpahan tugas dan wewenang dalam organisasi. Pelimpahan tugas dan wewenang yang baik akan mendorong pengendalian internal yang baik. Oleh karena itu, struktur organisasi merupakan hal penting dalam keorganisasian. Struktur KOPMA UNY tidak terlalu berbeda dengan struktur koperasi pada umumnya. Jabatan tertinggi berada pada forum rapat anggota. Di bawah rapat anggota terdapat ketua umum yang didampingi oleh dewan penasehat dan dewan pengawas. Ketua umum membawahi beberapa kepala bidang. Kepala bidang tersebut meliputi kepala bidang admnistrasi dan umum, kepala bidang PSDA, kepala bidang personalia, kepala bidang usaha, kepala bidang keuangan, dan kepala bidang penelitian dan pengembangan. Setiap kepala bidang mempunyai asisten dan junior asisten. Struktur organisasi KOPMA UNY adalah sebagai mana pada Gambar 1.
Gambar 1
Struktur Organisasi KOPMA UNY

Sumber : Diolah dari Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) KOPMA UNY 2010
Mini market adalah salah satu divisi dalam KOPMA UNY. Secara struktural mini market ini berada di bawah kepala bidang usaha dari struktur pusat. Kepala bidang usaha, di samping membawahi divisi mini market, juga membawahi beberapa divisi usaha lain yaitu: Garden Café, Unit Simpan Pinjam, UNY Foodcourt, Toko Sembako “Amanah”, “Prima Coop” Cleaning Service, UQ Organizer, dan Kedai 21.
Mini market ini, karena merupakan divisi dari KOPMA UNY, maka strukturnya pun berafiliasi dengan KOPMA UNY. Kepala bidang usaha merupakan bagian dari divisi kepengurusan pusat. Kepala bidang usaha membawahi beberapa divisi usaha, salah satunya divisi mini market. Pada struktur ini dicantumkan kepala bidang keuangan karena dalam hal keuangan, kepala bidang keuangan terkait erat dengan divisi-divisi di bawah kepala bidang usaha. Mini market di kepalai oleh seorang manajer yang bertugas mengelola operasional mini market. Untuk mengawasi jalannya operasi mini market, Manajer Mini Market KOPMA UNY didampingi pengawas operasional. Di bawah manajer terdapat beberapa bagian kerja. Bagian kerja tersebut adalah bagian gudang yang bertugas menerima dan mengadministrasikan barang, bagian kasir yang bertugas menerima dan mengadministrasikan kas dari penjualan produk mini market, bagian pajang yang bertugas untuk menata produk, dan bagian pembantu umum. Struktur organisasi Divisi Mini Market KOPMA UNY adalah sebagai mana terdapat pada Gambar 2.




Gambar 2
Struktur Organisasi Mini Market


Sumber : diolah dari hasil wawancara
B. Hasil Penelitian Lapangan dan Wawancara
1. Deskripsi sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Divisi Mini Market KOPMA UNY.
Sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang diterapkan Mini Market KOPMA UNY dijalankan oleh beberapa fungsi. Namun fungsi–fungsi penerimaan kas tersebut masih didominasi oleh petugas bagian kasir. Hal ini karena Mini Market KOPPMA UNY belum mempunyai bagian akuntansi internal sendiri. Bagian akuntansi sudah ada tapi keberadaannya di luar struktur organisasi mini market. Bagian akuntansi tersebut berada langsung di bawah kepengurusan KOPMA UNY.
Mini Market KOPMA UNY menggunakan beberapa dokumen dan menghasilkan beberapa laporan keuangan untuk merekam dan memberikan informasi keuangan untuk keperluan pihak–pihak yang berkepentingan, misalnya manajer, pemasok, dan pihak terkait lainnya. Mini market ini telah menggunakan sistem terkomputerisasi, tapi juga menggunakan cara manual dalam proses penjualan, penerimaan kas dan pengelolaan kas.
Divisi Mini Market KOPMA UNY memberikan fasilitas yang menarik bagi pengurus. Fasilitas tersebut berupa diperbolehkannya pengurus berhutang dulu dalam pembelian barang. Pembayaran, karena pengurus berhutang, dapat dilakukan dengan sistem potong gaji. Sebagai bukti atau pertanggungjawaban digunakan dokumen pengebonan. Dokumen ini dibuat tiga rangkap. Lembar pertama untuk pengebon, lembar kedua untuk manajer divisi dan lembar ketiga digunakan sebagai arsip piutang.
2. Fungsi–fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas.
Fungsi–fungsi yang terkait dengan sistem penerimaan kas Mini Market KOPMA UNY adalah sebagai berikut:
a. Fungsi penerima kas.
Fungsi ini bertugas untuk menerima kas atau uang tunai dari penjualan atau pembelian barang di mini market oleh pelanggan atau pembeli yang berbelanja di mini market. Fungsi penerimaan kas juga bertugas untuk menyimpan dan menjaga kas yang diterimanya dari segala bentuk kecurangan, kelalaian, dan hal-hal lain yang membuat jumlah kas menjadi tidak sesuai dengan jumlah kas yang seharusnya. Jika terjadi hal yang demikian, kasir bertanggung jawab atas kejadian tersebut. Jika terjadi kekurangan jumlah kas, kasir yang bertugas akan dipotong gajinya sejumlah kekurangan kas tersebut. Fungsi penerima kas dijalankan oleh petugas bagian kasir.

b. Fungsi pencatat kas.
Fungsi ini bertugas mencatat seluruh penerimaan kas dan transaksi penjualan yang terjadi, termasuk sirkulasi masuk dan keluar kas. Kas masuk berasal dari penerimaan penjualan barang mini market karena pada umumnya semua barang diijual dengan penjualan tunai. Kas keluar adalah saat kas keluar dari mini market, misalnya, saat kas disetor dari kasir mini market kepada kasir pusat. Transaksi ini mengakibatkan mengalir keluarnya kas yang ada pada mini market kepada kasir pusat sehingga kas mini market berkurang. Fungsi ini dijalankan oleh petugas bagian kasir.
c. Fungsi penyetoran kas.
Fungsi ini bertugas menyetorkan kas. Kas disetorkan dari divisi mini market kepada kasir pusat. Pada divisi mini market, fungsi ini dipegang oleh bagian kasir.
3. Prosedur yang dijalankan dalam sistem penerimaan kas.
Sistem penerimaan kas Mini Market KOPMA UNY sangat terkait erat dengan penjualan tunai. Penjualan tunai umum digunakan dalam operasi mini market di manapun. Prosedur over-the-counter sales digunakan dalam unit operasi ini. Prosedur over-the-counter sales adalah pelanggan memilih produk yang mereka beli, kemudian barang yang mereka inginkan dibawa untuk diserahkan ke petugas bagian kasir. Selanjutnya, pembeli akan melakukan pembayaran kepada petugas bagian kasir tersebut. Setelah pembayaran ini maka transaksi telah selesai dan pembeli dapat meninggalkan mini market. Berikut adalah beberapa prosedur yang dijalankan oleh Mini Market KOPMA UNY(flow chart dapat dilihat pada lampiran 11):


a. Prosedur penjualan.
Prosedur penjualan dimulai dengan pembeli datang kemudian memilih barang yang diinginkan secara swalayan. Setelah pembeli mendapatkan barang yang diinginkan, maka pembeli membawa barang yang diinginkannya kepada petugas bagian kasir. Pada bagian kasir ini, pembeli akan melakukan pembayaran atas barang yang diinginkannya.
b. Prosedur penerimaan kas.
Setelah pembeli selesai memilih barang dan mendapatkan barang yang diinginkannya, pembeli membawa barang tersebut ke bagian kasir. Pembeli menyerahkan uang sebagai penukar dari barang yang dibeli. Sebelum pembeli menyerahkan uang, petugas kasir meng-input semua barang yang dibeli pembeli ke komputer dengan memindai bar code tiap–tiap item barang. Setelah selesai melakukan pemindaian maka total harga yang harus dibayar pembeli akan muncul pada layar monitor beserta rincian harga per item barang. Petugas mencetak daftar tersebut kemudian menginformasikan harga yang harus dibayarkan kepada pembeli. Selanjutnya, pembeli menyerahkan uang tunai kepada petugas. Kemudian petugas kasir menyerahkan barang yang dibeli, daftar harga barang yang telah dicetak dan biasanya terdapat juga uang kembalian kepada pembeli.
c. Prosedur pencatatan pada buku penjualan harian.
Pencatatan penjualan pada buku penjualan harian dilakukan pada saat jam kerja berakhir. Mini market ini dibuka dari pukul 07.00 WIB sampai dengan pukul 24.00 WIB. Waktu kerja tersebut dibagi ke dalam tiga shift dan pada tiap shift terdapat petugas kasir yang bertugas. Pada akhir shift pertama petugas kasir akan mencatatkan penjualannya pada buku penjualan. Demikian juga dengan shift berikutnya.
d. Prosedur perhitungan dan penyetoran kas.
Penjualan oleh mini market secara tunai menghasilkan kas dalam jumlah relatif besar. Kas masuk ini akan dihitung pada akhir tiap shift untuk disetorkan ke kasir pusat. Pada shift ketiga, kas dihitung pada malam harinya, kemudian pada pagi hari setelahnya, kas ini akan disetorkan dari kasir mini market kepada kasir pusat. Penyetoran disaksikan oleh dua orang saksi. Transaksi ini direkam dalam bukti transaksi yang disebut Bukti Setor Kas oleh Divisi Mini Market, sedangkan oleh KOPMA UNY hal ini dianggap penerimaan kas dan direkam dalam bukti transaksi Bukti Kas Masuk. Kas ini akan digabung dengan kas masuk dari divisi lain kemudian seluruh kas yang masuk ke KOPMA UNY ini akan disetor ke bank.
e. Prosedur pembuatan laporan keuangan.
Mini market ini, seperti yang telah disebutkan di depan, dikelola secara sentralisasi oleh KOPMA UNY. Divisi mini market ini belum menghasilkan laporan keuangan mini market secara lengkap, utuh dan sesuai Standar Akuntansi Keuangan. Mini market ini baru menghasilkan laporan arus kas dan laporan laba rugi atau laporan sisa hasil usaha (SHU), sedangkan laporan yang lain tergabung dengan KOPMA UNY.
4. Catatan dan dokumen.
Mini Market KOPMA UNY menghasilkan catatan keuangan berupa buku penjualan harian tunai, sedangkan dokumen yang dihasilkan antara lain: pita register kas atau struk pembelian, laporan kasir, cash bond karyawan, bukti penerimaan kas, dan bukti setor kas. Jurnal umum, jurnal penerimaan kas, jurnal penjualan dan jurnal pembelian tergabung dalam catatan KOPMA UNY.
Divisi mini market, khususnya petugas kasir, membuat catatan penjualan tunai. Catatan penjualan tunai menggambarkan besarnya penjualan harian mini market. Catatan ini merupakan rekapitulasi dari total penjualan dari ketiga petugas kasir harian. Catatan ini berisi hari dan tanggal pencatatan, nama petugas kasir pertama (shift I), petugas kasir kedua (shift II) dan petugas kasir ketiga (shift III), penerimaan kas dari petugas kasir shift I, shift II dan shift III dan juga total seluruh penerimaan kas dari penjualan ketiga kasir tersebut. Catatan ini terhimpun dalam satu buku penjualan tunai harian yang tebal. Contoh catatan penjualan tunai dapat dilihat di lampiran 6.
Pita register kas adalah dokumen yang dihasilkan fungsi kas dari mesin register kas. Dokumen ini berisi kode barang, nama barang, harga barang, total biaya pembelian barang dan jumlah kembalian jika pembeli tidak menggunakan uang pas. Dokumen ini diberikan kepada pembeli sebagai bukti pembelian. Mesin register selain menghasilkan pita register kas yang diberikan kepada pembeli juga menghasilkan dokumen laporan kasir. Laporan ini berisi tanggal cetak, nama kasir, jumlah penjualan dan diskon. Laporan kasir ini diserahkan ke kasir pusat bersama kas mini market. Contoh pita register kas dapat dilihat di lampiran 10 dan contoh laporan kasir dapat dilihat di lampiran 4.
Cash bond adalah dokumen piutang kepada karyawan. Kayawan akan dipotong gajinya pada akhir bulan sesuai hutang tersebut. Dokumen ini dibuat tiga rangkap dan didistribusikan kepada manajer divisi, pengebon dan satu rangkap sebagai arsip. Contoh dokumen ini dapat dilihat di lampiran 7.
Bukti setor atau berita acara setor kas adalah dokumen saat kas mini market disetor kepada kasir pusat. Dokumen ini berisi tangggal, shift, jenis uang, jumlah uang, jumlah total uang, uang nota, uang titip, dan total omset. Dokumen ini ditandatangani oleh kasir dan dua saksi. Kasir pusat setelah menerima kas akan membuat bukti penerimaan kas. Kas yang terkumpul segera disetorke bank dan menghasilkan slip penyetoran. Penyetoran kas ke bank dilakukan oleh KOPMA UNY disebabkan sistem pengelolaan sentralisasi, jadi petugas mini market cukup menyerahkan kas kepada pengurus KOPMA UNY. Contoh dokumen berita acara setor kas kas dapat dilihat di lampiran 3, contoh bukti kas masuk atau bukti penerimaan kas dapat dilihat di lampiran 5, contoh bukti pengeluaran kas KOPMA UNY (atas penyetoran kas ke bank) dapat dilihat di lampiran 8, dan contoh slip penyetoran ke bank dapat dilihat di lampiran 9.
5. Sistem pengendalian internal.
Penerapan pengendalian internal yang dilakukan oleh Mini Market KOPMA UNY terkait penerimaan kas belum cukup memadai. Hal ini terkait belum adanya pembagian tugas dan fungsi secara tegas, terutama pada sistem penerimaan kasnya. Namun beberapa pengendalian juga telah dilaksanakan dengan sebagaimana mestinya. Pengendalian internal yang dilakukan oleh mini market ini adalah sebagai berikut:
a. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai harian, langsung disetorkan ke kasir pusat setiap hari dengan maksimal pukul 09.00 WIB hari selanjutnya. Hal ini disebabkan karena meskipun pengurus pusat diwajibkan selalu hadir tiap hari di kantor, tapi tidak mungkin pengurus pusat stand by di kantor hingga pukul 24.00 WIB. Oleh karena itu, kebijakkan pengurus menetapkan bahwa maksimal penyetoran dari kasir mini market ke kasir pusat dilakukan maksimal pukul 09.00 WIB hari setelahnya.
b. Adanya pengecekan jumlah kas di tangan dengan kas yang tertera pada jumlah yang tercetak oleh register kas. Hal ini karena kasir pusat membutuhkan catatan penjualan sebagai sarana cross check atas kas masuknya.
c. Adanya pengarsipan dokumen–dokumen terkait. Dokumen dibuat dalam beberapa rangkap untuk didistribusikan kepada bagian-bagian yang memerlukan.
d. Secara keseluruhan terdapat pelimpahan tugas dan wewenag mulai dari manajer hingga bagian terbawah agar tidak terjadi penumpukan wewenang pada bagian tertentu.
e. Adanya pengawas operasional yang bertugas melakukan pengawasan operasional unit usaha ini secara berkala.
f. Adanya saksi dalam proses perhitungan kas di tangan agar tidak terjadi kecurangan perhitungan. Jika tidak disertai saksi maka kecurangan lebih mungkin terjadi karena tidak ada yang mengawasi perhitungan ini.
g. Penggunaan dokumen–dokumen tertulis untuk merekam dan pertanggungjawaban setiap transaksi. Transaksi yang dilakukan dengan perintah secara lisan relatif susah untuk dipertanggungjawabkan.
h. Adanya pergantian petugas bagian kasir dengan sistem shift dan setiap petugas kasir mempunyai password yang berbeda untuk log on (mengaktifkan) komputer.


BAB III
LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN
A. Landasan Teori
1. Pengertian dan tujuan sistem informasi akuntansi.
Sistem informasi akuntansi mempunyai peranan penting dalam terciptanya informasi yang andal, informatif, dan objektif. Sistem akan memberikan efektivitas dan efisiensi bagi perusahaan, yang dalam hal ini terkait dengan penyajian informasinya. Sistem, dibantu dengan pengendalian internal, membantu meminimalisasi kesalahan dan kecurangan yang mungkin terjadi.
Marshall B. Romney (2006, 2) memberikan definisi “Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.” Nugroho Widjajanto (2001, 2) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi menyebutkan bahwa “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian–bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses, dan output.” Sistem juga dipaparkan oleh James A. Hall (2007, 6) bahwa “Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.”
Berdasarkan beberapa definisi yang dikemukakan para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa sistem harus memiliki beberapa bagian, saling terkait dalam interaksi dan mempunyai tujuan yang sama. Beberapa bagian adalah terkait dengan pembagian tugas dan fungsi agar terjadi saling cross check antar bagian. Saling terkait adalah ciri utama sistem bahwa dalam sistem harus ada interaksi, hubungan yang saling terkait antar bagian. Kemudian bagian–bagian atau komponen–komponen tersebut diarahkan pada pencapaian satu atau lebih tujuan yang sama.
Sistem informasi, oleh James A. Hall (2001, 3) diartikan sebagai berikut, “Suatu prosedur manual di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai.” Selanjutnya, sistem akuntansi didefinisikan oleh Mulyadi (2001, 3) “Organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”
Sistem informasi akuntansi, berdasarkan pengertian di atas berupa pemrosesan data akuntansi menjadi informasi akuntansi termasuk pendistribusiannya dengan semua komponennya untuk tujuan mempermudah pengelolaan perusahaan. Sistem informasi akuntansi ini akan lebih bagus jika didukung oleh pengendalian internal yang memadai.
Sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen. Komponen–komponen tersebut dikemukakan oleh Marshall B. Romney (2006, 3) sebagai berikut:
a. Orang–orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.
b. Prosedur–prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas organisasi.
c. Data tentang proses bisnis organisasi.
d. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.
e. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung dan peralatan komunikasi jaringan.
Kelima komponen sistem tersebut akan mendukung fungsi sistem informasi akuntansi. Adapun fungsi–fungsi tersebut adalah:
a. Mengumpulkan dan menyimpan data aktivitas yang dilakukan organisasi, sumberdaya, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas.
b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.
c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.
Tujuan pengembangan sistem akuntansi diungkapkan oleh Mulyadi (2001, 19) sebagai berikut:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
b. Untuk menghasilkan informasi dari sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian,maupun struktur informasinya.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan internal, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan atau reliability informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Manfaat Sistem informasi akuntansi ini menurut Marshall B. Romney (2006, 10) adalah:
a. Memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya untuk menghasilkanproduk atau jasa.
b. Memperbaiki efisiensi.
c. Memperbaiki pengambilankeputusan.
d. Berbagi pengetahuan.
1. Struktur organisasi.
Organisasi identik dengan sekumpulan individu yang secara individual maupun berkelompok terstruktur dalam sebuah sistem. Organisasi merupakan wadah untuk sekumpulan individu tersebut terkait kepentingan dan tujuan bersama. Secara umum organisasi dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem yang terdiri dari sekelompok individu yang melalui hierarkis sistematis dalam pembagian kerja dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara struktural dan sistematis. Widjajanto (2001, 8) mendefinisikan struktur organisasi sebagai berikut: “suatu susunan pembagian tanggung jawab menurut fungsi dan hierarkis.“ James A. Hall (2001, 19) menambahkan bahwa “struktur organisasi mencerminkan distribusi tanggung jawab, otoritas, dan akuntabilitas (pertanggungjawaban) seluruh organisasi.” Menurut Basu Swastha (2002, 135) menyebutkan bahwa “organisasi menyangkut tiga elemen pokok, yang terdiri dari interaksi manuasia, kegiatan yang mengarah pada tujuan, dan struktur.“ Pengertian tersebut di atas memberikan gambaran bahwa dalam suatu organisasi harus terdapat struktur atau jenjang jabatan yang memungkinkan setiap individu memiliki perbedaan posisi yang jelas, seperti pimpinan, staf ahli dan karyawan biasa. Dalam sebuah organisasi juga harus ada pembagian kerja yang berarti bahwa setiap individu atau bagian sebuah organisasi mempunya perkerjaan yang jelas yang menjadi tanggung jawabnya. Terkait dengan sistem akuntansi, maka dalam menyusun struktur organisasi perlu diperhatikan pemisahan tugas dan fungsi pencatatan, pelaksanaan dan penyimpanan atau pengolahan. Setiap bagian tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi dari awal sampai akhir.
Organisasi mempunyai beberapa bentuk atau struktur. Bentuk–bentuk atau jenis struktur organisasi menurut pemaparan Basu Swastha (2002, 140) adalah sebagai berikut:
a. Organisasi garis.
Organisasi garis sering ditemukan pada perusahaan–perusahaan kecil. Dalam struktur ini kekuasaan mengalir langsung dari pimpinan kepada kepala bagian dan kemudian bawahan masing–masing.
b. Organisasi garis dan staf.
Jenis struktur ini diterapkan oleh perusahaan–perusahaan sedang dan perusahaan-perusahaan besar. Struktur ini diambil dari kombinasi atas keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan. Tugas kepala bagian semakin berat memerlukan bantuan para ahli. Untuk itu dibentuklah staf untuk memberikan saran yang tidak mempunyai kekuasaan untuk memberikan perintah.
c. Organisasi fungsional.
Organisasi jenis ini terdiri atas manajer–manajer spesialis sebagai seorang yang ahli dalam bidangnya. Dalam jenis organisasi ini karyawan sebagai bawahan mempunyai beberapa atasan atau pimpinan. Manajer mempunyai kekuasaan dalam menjalankan fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Organisasi ini lebih menekankan pada pembagian fungsi.



d. Organisasi komite.
Organisasi dengan jenis organisasi komite dibentuk untuk organisasi yang membutuhkan komite–komite untuk memberikan pendapat–pendapat tentang berbagai kegiatan dalam operasi organisasi.
e. Organsasi matrik.
Organisasi matrik menerapkan penyatuan berbagai spesialis dari berbagai bidang untuk mengerjakan proyek khusus. Hal ini dilakukan dengan pemilihan anggota spesialis dengan keahlian yang sesuai dengan proyek yang dikerjakan.
Beberapa jenis organisasi di atas mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Perusahaan dapat memilih jenis organisasi yang paling tepat disesuaikan dengan kepentingan perusahaan. Pemilihan jenis organisasi yang tepat akan meminimalisasi kelemahan dari jenis organisasi ini.
2. Pengertian sistem informasi akuntansi penerimaan kas.
Kas secara umum dapat dikatakan sebagai uang tunai. Namun dalam pengertian yang lebih luas, kas diartikan sebagai segala sesuatu yang dapat digunakan sebagai alat tukar yang dapat diterima oleh bank pada nilai nominalnya. Kas dalam akuntansi dipandang sebagai aktiva yang mudah dipindahtangankan. Oleh karena itu, kas adalah aktiva yang paling likuid di antara semua jenis aktiva perusahaan.
Transaksi penerimaan kas adalah transaksi yang mengakibatkan aktiva kas atau setara kas bertambah. Beberapa hal terkait transaksi penerimaan kas adalah menyajikan nilai nominal, menyajikan tanggal transaksi, sumber penerimaan transaksi dan ringkasan keterangan terkait transaksi yang bersangkutan. Menurut Widjajanto (2001, 4) “sistem penerimaan kas adalah bagian–bagian yang terlibat dalam penerimaan kas yang saling berinteraksi dari awal penerimaan hingga pencatatan dan penyimpanan kas untuk mencapai tujuan menyediakan informasi keuangan yang akurat.” James A. Hall (2007, 67) menyebutkan “pemrosesan penerimaan kas meliputi penagihan kas, penyimpanan kas di bank, dan pencatatan peristiwa–peristiwa ini dalam akun (piutang dan kas).”
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa dalam transaksi penerimaan kas, terjadi tidak hanya menerima kas semata, tapi juga termasuk pengadministrasiannya. Administrasi kas dapat berupa pencatatan kas, penggunaan dokumen pendukung sebagai perekam dan pertanggungjawaban transaksi sampai pada pembuatan laporan kas.
3. Fungsi–fungsi yang terkait dalam sistem informasi penerimaan kas.
Sistem adalah sesuatu yang saling terkait. Satu hal yang pasti terkait dalam sistem adalah fungsi. Sistem akuntansi penerimaan kas adalah sistem yang menangani masalah penerimaan kas. Dalam sistem penerimaan kas ini terdapat beberapa fungsi yang saling terkait. Menurut Mulyadi (2001, 462) fungsi–fungsi tersebut adalah:
a. Fungsi penjualan.
Fungsi penjualan mempunyai tanggung jawab menerima pesanan pembelian, mengisi faktur penjualan, dan menyerahkan faktur kepada pembeli. Jika fungsi kas terpisah maka dokumen ini digunakan sebagai dokumen pembayaran kepada fungsi kas.
b. Fungsi kas.
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. Dalam penerapan struktur organisasi, fungsi kas ini berada pada bagian kasa atau kasir.
c. Fungsi gudang.
Fungsi gudang bertugas menyiapkan barang–barang yang dipesan.
d. Fungsi pengiriman.
Fungsi pengiriman bertugas menyerahkan barang kepada pembeli.
e. Fungsi akuntansi.
Fungsi ini bertanggung jawab pada pencatatan transaksi penjualan dari penerimaan kas kemudian membuat laporan penjualan.
4. Prosedur yang dijalankan dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas.
Sistem sangat terkait dengan adanya pemisahan fungsi dan pelaksanaan prosedur. Walapun ketiganya berhubungan erat, tapi dari sisi pengertian, ketiganya adalah sesuatu yang berbeda. Fungsi menekankan pada pihak yang bertanggung jawab, sedangkan prosedur terkait dengan prosesnya. Prosedur didefinisikan oleh Mulyadi (2001, 5) sebagai “suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang–ulang.”
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sebuah sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur itu sendiri merupakan sebuah proses yaitu urutan secara klerikal yang dapat berupa mencatat, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindahkan, membandingkan, dan sebagainya. Prosedur umum dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai menurut Mulyadi (2001, 470) adalah sebagai berikut:


a. Prosedur order penjualan.
Dalam prosedur penjualan, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk pembeli agar dapat melakukan pembayaran barang kepada fungsi kas dan untuk membuat fungsi gudang menyiapkan barang pembeli.
b. Prosedur penerimaan kas.
Fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran berupa pita register kas dan cap ‘lunas‘ jika diperlukan pada faktur penjualan tunai. Dokumen ini selanjutnya akan digunakan sebagai sarana pengambilan barang.
c. Prosedur penyerahan barang.
Fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
d. Prosedur pencatatan penjualan tunai.
Fungsi ini dijalankan oleh bagian akuntansi dalam sebuah perusahaan. Fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan penerimaan kas, dan mencatat berkurangnya persediaan dalam kartupersediaan.
e. Prosedur penyetoran kas ke bank.
Fungsi kas melakukan penyetoran kas di tangan setiap hari sesuai yang diamanatkan oleh sistem pengendalian internal kas. Penyetoran setiap hari dilakukan untuk meminimalkan terjadinya cash error.
f. Prosedur pencatatan penerimaan kas.
Fungsi akuntansi melakukan pencatatan penerimaa kas dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti yang ada.
Dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai yang berupa over-the counter sale, pembeli datang ke perusahaan yang bersangkutan, memilih barang yang akan dibeli, dan membayar harga barang. Prosedur dalam sistem ini dijelaskan oleh Mulyadi (2001, 456) sebagai berikut:
(1) Pembeli memesan barang langsung kepada wiraniaga (sales person) di Bagian Penjualan.
(2) Bagian Kasa menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat berupa uang tunai, cek pribadi (personal check), atau kartu kredit.
(3) Bagian Penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli.
(4) Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
(5) Bagian Kasa menyetorkan kas yang diterima ke bank.
(6) Bagian Akuntansi mencatat pendapatan dalam jurnal penjualan.
(7) Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.

5. Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas.
Dokumen merupakan salah satu record akuntansi yang digunakan dalam siklus transaksi. James A. Hall (2001, 58) menguraikan pengertian dokumen, yaitu: “dokumen menyediakan bukti dari peristiwa ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai proses transaksi.” Dokumen ini terbagi ke dalam tiga jenis. Ketiga jenis dokumen tersebut adalah dokumen sumber, dokumen produk, dan dokumen turnaround.
Sistem infomasi akuntansi penerimaan kas juga memerlukan dokumen sebagai record transaksi terkait penerimaan kas perusahaan. Beberapa dokumen yang digunakan dalam sistem ini menurut Mulyadi (2001, 463) antara lain:


a. Faktur penjualan tunai.
Faktur penjualan tunai digunakan untuk merekam informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Faktur ini diisi oleh bagian penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk keperluan penjurnalan ke jurnal penjualan.
b. Pita register kas.
Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. Dokumen ini merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
c. Bukti setor bank.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti ini akan diserahkan kepada bagian akuntansi sebagai dokumen sumber pencatatan transaksi.
Di samping itu, menurut Mulyadi (2001, 468) terdapat catatan-catatan terkait sistem penerimaan kas, meliputi: jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal umum, kartu persediaan, dan kartu gudang.
6. Pengendalian internal perusahaan.
Mulyadi (2001, 163) memberikan penjelasan mengenai pengendalian internal, yaitu: “Sistem yang meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.” Selanjutnya, Mulyadi (2001, 164) mengemukakan suatu pengendalian internal terdiri dari unsur-unsur pokok sebagai berikut:
a. struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas;
b. sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya;
c. praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi;
d. karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Arens dan Loebbecke (2003, 261) menyatakan unsur pengendalian internal yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf terdiri dari:
a. Lingkungan pengendalian.
Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian yaitu :
integritas dan nilai-nilai etika, komitmen dan kemampuan, komite audit, filsafat dan gaya, manajemen, struktur organisasi, pembagian wewenag dan tanggung jawab, kebijakan dan pelatihan sumber daya manusia, dan pengaruh dari luar perusahaan.
b. Penetapan resiko manajemen.
Penetapan resiko merupakan proses identifikasi, analisis, dan pengolahan resiko yang akan menghambat organisasi untuk mencapai tujuannya.
c. Informasi dan komunikasi akuntansi.
Informasi diperlukan di semua tingkatan organisasi untuk mengambil keputusan, untuk pelaporan, dan untuk ketaatan. Tujuan utama dari sistem informasi akuntansi (SIA) adalah untuk mencatat, memproses, menyimpan, dan mengkomunikasikan informasi mengenai akuntansi suatu organisasi.
d. Aktivitas pengendalian.
Secara umum aktivitas pengendalian melputi empat kategori yaitu: otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas, pemisahan tugas, dokumen dan pencatatan yang cukup, dan keamanan yang memadai atas aset dan catatan.
e. Pemantauan.
Seiring dengan berjalannya kegiatan perusahaan, sistem pegendalian intern mengalami perubahan sesuai dengan kondisi. Proses pemantauan membantu manajemen menentukan modifikasi yang dilakukan atas sistem karena perubahan kondisi tersebut.

Pemaparan oleh Arens tersebut memberikan penjelasan bahwa pengendalian dilakukan tidak hanya dari sisi aktivitas saja, tetapi juga masih terdapat empat hal lain yang harus diperhatikan, yaitu lingkungan pengendalian, penetapan resiko manajemen, informasi dan komunikasi, dan pemantauan. Kelima unsur pengendalian internal tersebut harus diperhatikan demi terselenggaranya pengendalian internal yang dapat berjalan sesuai dengan yang telah ditetapkan.
B. Evaluasi dan Pembahasan
1. Evaluasi struktur organisasi.
Divisi Mini Market KOPMA UNY menerapkan struktur organisasi garis. Hal ini terlihat dari susunan pengurusnya, yaitu manajer langsung membawahi bagian gudang, bagian kasir, bagian pajang dan bagian pembantu umum. Masing–masing bagian tidak mempunyai koordinator sehingga langsung bertanggung jawab pada manajer. Struktur ini memang sering diterapkan pada entitas yang belum terlalu besar di mana antar pengurus masih saling mengenal satu sama lain. Hal tersebut di atas sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Basu Swastha (2002, 140) bahwa dalam sebuah struktur organisasi garis kekuasaan atau pelimpahan wewenang mengalir langsung dari pimpinan perusahaan kepada kepala bagian kemudian mengalir langsung kepada bawahan masing-masing.
Divisi Mini Market dikelola oleh pengurus dari KOPMA UNY dan karyawan operasional yang direkrut oleh bagian personalia. Hal ini dilakukan mengingat usaha dagang ini membutuhkan komitmen yang bisa dipertanggungjawabkan. Jika mini market harus mengandalkan petugas dari mahasiswa aktif saja maka akan terdapat kendala terutama dari sisi waktu. Mahasiswa tugas utamanya adalah belajar di bangku perkuliahan tidak mungkin akan menghabiskan waktunya untuk bekerja. Sementara unit usaha mini market ini membutuhkan karyawan yang bisa stand by untuk melayani pelanggan atau pembeli. Akan terjadi kurang efektif dan kurang efisien jika usaha ini harus menerapkan sistem buka tutup dengan alasan karyawan sedang kuliah.
Oleh sebab itu, diperlukan karyawan yang bukan mahasiswa untuk bisa terus berada di lokasi usaha agar mampu melayani pembeli kapan saja tanpa terkendala perkuliahan. Bidang personalia mengadakan seleksi karyawan dari masyarakat untuk memenuhi fungsi ini. Perekrutan karyawan dengan seleksi memungkinkan Mini Market KOPMA UNY memperoleh karyawan sesuai dengan yang diharapkan. Hal ini sesuai dengan pernyataan Mulyadi (2001, 164) bahwa mutu karyawan harus sesuai dengan tanggung jawabnya. Basu Swastha (2002, 135) menyebutkan bahwa “organisasi menyangkut tiga elemen pokok, yang terdiri dari interaksi manusia, kegiatan yang mengarah pada tujuan, dan struktur.“ Pernyataan Basu Swastha tersebut menyebutkan bahwa interaksi manusia merupakan salah satu elemen pokok di dalam berorganisasi. Hubungan pengurus dan anggota sangat diperhatikan dalam organisasi ini. Mini market yang merupakan bagian dari KOPMA UNY ikut melaksanakan program-program yang diterapkan organisasi yang membawahinya. Salah satu program kerja KOPMA UNY adalah CBT (Coop Basic Training) yang merupakan sarana pelatihan dasar dan keakraban semua anggota bukan hanya pengurus saja. Hal ini mendorong kerekatan relasi internal pengurus dan juga anggota. Hal ini pula yang merupakan salah satu pendukung struktur organisasi garis masih berjalan baik pada divisi mini market.
Penerapan struktur organisasi garis mempunyai beberapa kelebihan dan juga kekurangan. Kelebihan dari struktur organisasi garis adalah adanya satu komando dari pimpinan kepada bawahan. Singkatnya perintah ini akan mengurangi resiko kesalahan
akibat dari rantai komando yang lebih panjang. Bawahan akan lebih mudah mengerjakan tugas dari atasan karena dalam struktur ini adanya satu kesatuan perintah dan siapa yang memberi perintah adalah jelas yaitu satu atasan, dalam hal ini adalah manajer.
Keadaan ini menuntut manajer harus berwawasan luas terkait lingkup kerja operasionalnya. Pemahaman yang menyeluruh sangat menunjang dengan akurasi pemberian tugas kepada bawahannya. Sebaliknya, jika manajer tidak paham terhadap bidang kerja bagian–bagian yang menjadi bawahannya maka besar kemungkinan akan terjadi pemberian tugas–tugas yang bias.
Struktur organisasi garis di samping mempunyai kelebihan tersebut di atas, juga mempunyai beberapa kelemahan. Kelemahan tersebut umumnya adalah berupa kurang spesialisasi dalam bidang kerja. Pada divisi mini market ini terlihat sekali adanya rangkap fungsi yang dilakukan oleh bagian kasir. Petugas kasir mengalami penumpukan wewenang yang menyebabkan petugas kasir mendominasi fungsi penerimaan kas. Kelemahan lain adalah kekurangcakapan pimpinan akan sangat berdampak kepada bawahan karena seperti disebutkan di atas, pimpinan sangat berpengaruh karena dari pimpinanlah tugas secara langsung diberikan. Pimpinan juga harus memantau semua bawahan karena tidak ada koordinator tiap bagian sehingga masing–masing karyawan bertanggung jawab kepada manajer. Pemantauan ini tentu kurang efektif karena objek pantauan relatif banyak.



2. Evaluasi fungsi–fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas.
Mulyadi (2001, 462) mengemukakan di dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai terdapat beberapa fungsi. Fungsi-fungsi tersebut meliputi fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi gudang, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi.
Divisi Mini Market KOPMA UNY adalah unit usaha di bidang perdagangan KOPMA UNY dengan desain mini market, yaitu berupa swalayan, artinya dalam kegiatan operasionalnya fungsi penjualan dan fungsi pengiriman barang tidak begitu diperlukan, sama halnya dengan fungsi gudang, juga tidak terkait langsung dengan penerimaan kas mini market karena pada umumnya swalayan didirikan di tempat–tempat yang strategis sedemikian rupa sehingga pembeli mudah menjangkau lokasi dan mereka datang dan melayani kebutuhan sendiri apa yang diperlukan tanpa harus memakai jasa penjaga atau pelayan toko untuk memesan atau mengambilkan barang yang pelanggan butuhkan. Oleh karena itu, fungsi yang terkait dengan penerimaan kas pada divisi mini market ini hanya fungsi penerima kas atau fungsi kas dan fungsi pencatat kas atau fungsi akuntansi.
a. Fungsi penerima kas.
Fungsi penerima kas bertanggung jawab penuh terhadap kas yang diterima dari pelanggan. Ketepatan antara catatan dengan uang di tangan dipegang sepenuhnya oleh fungsi ini. Oleh karena itu fungsi ini sangat penting keberadaannya pada divisi mini market yang pendapatan utama berupa kas dari penjualan tunai. Beberapa tugas yang dijalankan oleh fungsi penerima kas adalah:


1) Menerima pelanggan.
Fungsi penerima kas pada setiap swalayan umumnya berada di dekat pintu masuk dan keluar. Letak fungsi ini yang dekat dengan pintu tersebut sangat memudahkan kontak dengan pelanggan apabila memasuki atau saat keluar dari mini market. Fungsi penerima kas dapat memberikan salam atau sapaan–sapaan tertentu saat pelanggan masuk maupun keluar dari tempat ini. Hal ini diharapkan memunculkan citra ramah kepada pelanggan sehingga pelanggan tidak merasa sungkan jika memerlukan bantuan.
2) Menerima uang dari pelanggan.
Fungsi penerima kas tugas utamanya memang sebagai penerima kas dari pelanggan. Proses pembelian barang oleh pelanggan pada mini market ini akan berakhir pada fungsi penerima kas. Pelanggan akan membayarkan sejumlah uang sebagai pengganti barang yang dibeli kepada fungsi penerima kas.
3) Mengoperasikan register kas.
Fungsi penerima kas juga bertugas sebagai operator register kas. Hal ini dikarenakan transaksi saat ini sudah menggunakan komputer sebagai instrumen pembantu dalam rangka efektivitas dan efisiensi. Fungsi penerima kas mengoperasikan alat tersebut dalam memberikan bukti transaksi pembelian yang dilakukan oleh pelanggan. Hasilnya adalah berupa cetakkan rincian nama produk, harga per produk, dan total harga keseluruhan.
4) Melakukan perhitungan manual jumlah uang yang ada.
Fungsi penerima kas bertugas menghitung jumlah kas di tangan dan untuk menyesuaikan dengan kas yang ada pada catatan. Proses ini dilakukan oleh fungsi penerima kas disaksikan oleh dua saksi. Dua saksi tersebut diperlukan agar kecurangan oleh petugas kas dapat diminimalkan.
5) Melakukan penyetoran kas di tangan kepada kasir pusat.
Fungsi penerima kas sesudah melakukan perhitungan kas di tangan dengan kas di catatan akan segera menyetorkan uang tersebut ke kasir pusat yang merupakan kasir umum untuk semua divisi. Penyetoran dilakukan paling lambat pada jam 09.00 WIB pada hari berikutnya untuk shift terakhir. Transaksi ini menghasilkan berita acara penyetoran kas dan bukti kas masuk (BKM) bagi kasir pusat.
b. Fungsi pencatat kas.
Fungsi pencatat kas berperan sebagai perekam kegiatan jual beli atau transaksi penerimaan kas perusahaan. Fungsi ini memberikan catatan–catatan terkait transaksi kas. Beberapa tugas dari fungsi pencatat kas adalah:
1) Membuat rekapitulasi penjualan per shift.
Penerimaan kas pada divisi mini market ini dilakukan oleh beberapa petugas yang terbagi dalam tiga shift. Ketika petugas penerima kas shift pertama selesai maka tanggung jawabnya terhadap penerimaan kas juga telah selesai. Begitu pula dengan petugas shift kedua dan ketiga tugas dan tanggung jawabnya selesai saat jam kerjanya sudah habis. Masing–masing shift menghasilkan catatan penjualan dalam pita register yang ditarik untuk keperluan administrasi. Fungsi pencatat kas bertugas untuk melakukan rekapitulasi jumlah penjualan per shift tersebut.
2) Membuat catatan penjualan harian.
Catatan penjualan harian adalah catatan jumlah kas keseluruhan yang diterima dari pelanggan selama satu hari penuh oleh ketiga petugas yang bersangkutan. Fungsi pencatat kas bertugas melakukan pencatatan harian atas seluruh transaksi penerimaan kas yang terjadi.
3) Membuat catatan penyetoran kas kepada kasir pusat.
Kas setelah dihitung pada saat transaksi penjualan telah ditutup akan segera disetorkan kepada kasir pusat maksimal pukul 09.00 WIB pada hari berikutnya untuk shift terakhir, sedangkan shift pertama dan kedua penyetoran dapat dilakukan segera setelah jam kerja usai. Transaksi penyetoran kas dari kasir mini market kepada kasir pusat harus dibuatkan bukti setor. Tugas ini merupakan tanggung jawab dari fungsi pencatat kas.
Berdasarkan pengamatan langsung dan juga wawancara dengan Ketua Umum dan Kepala Bidang Keuangan KOPMA UNY, fungsi kasir sangat dominan dalam sistem penerimaan kas divisi mini market. Fungsi penerima kas dan fungsi pencatat kas semua dipegang dan dirangkap oleh bagian kasir tanpa ada pemisahan tugas dan fungsi, bahkan penyetoran kas mini market kepada kasir pusat juga dilakukan oleh bagian kasir. Hal ini sangat potensial memunculkan kecurangan terhadap kas yang ada baik disengaja ataupun tidak. Seandainya terjadi kesalahan dalam input data misalnya, pelanggan membeli tiga bungkus sabun mandi, ternyata hanya diinput dua sabun mandi. Hal ini menyebabkan terjadinya kelebihan pembayaran yang berdampak pada kelebihan kas di tangan dibandingkan dengan kas di catatan. Pada dasarnya dalam sebuah swalayan menerapkan kebijakan jika ada selisih kas lebih maka hal itu dianggap sebagai pendapatan lain–lain, sedangkan jika ada selisih kas kurang maka akan menjadi tanggung jawab petugas penerima kas yang bersangkutan dan akan dilakukan penombokan atau ganti rugi yang dilakukan dengan pemotongan gaji atas kekurangan tersebut. Dalam kasus ini bukan tidak mungkin jika petugas yang bersangkutan telah mengetahui ada kesalahan tersebut maka daripada diperlakukan sebagai pendapatan lain–lain maka lebih baik diambil saja sebelum perhitungan kas dilakukan sehingga saat kas dihitung dengan dilihat saksi maka jumlah kas di tangan dengan kas di catatan tetap sama.
Hasil tersebut di atas apabila ditinjau dari sudut pandang unsur-unsur pokok pengendalian internal menurut Mulyadi (2001, 164) dan aktivitas pengendalian menurut Arens (2003, 261) menunjukkan bahwa pembagian fungsi atau tugas dalam sistem penerimaan kas belum cukup memadai karena masih terdapat rangkap fungsi pada divisi mini market ini yaitu bagian kasir yang mendominasi sistem penerimaan kas mini market. Baik Mulyadi maupun Arens menyebutkan bahwa dalam pengendalian internal harus terdapat pemisahan tugas dan fungsi secara tegas. Perangkapan fungsi ini mungkin dimaksudkan untuk menyederhanakan birokrasi dari sistem penerimaan kas pada divisi mini market. Namun, jika dilihat dari sudut pandang pengendalian internal keadaan ini berpotensi terhadap kecurangan–kecurangan terkait sistem penerimaan kas mini market baik yang disengaja maupun tidak disengaja dilakukan oleh petugas terkait.
3. Evaluasi prosedur yang dijalankan dalam sistem penerimaan kas.
Divisi Mini Market KOPMA UNY menjalankan beberapa prosedur dalam kegiatan operasionalnya. Prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai menurut Mulyadi (2001, 469) meliputi prosedur order penjualan, prosedur penerimaan kas, prosedur penyerahan barang, prosedur pencatatan penjualan tunai, prosedur penyetoran kas ke bank, dan prosedur pencatatan penerimaan kas.
Prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai yang terdapat pada Divisi Mini Market KOPMA UNY meliputi prosedur penjualan, prosedur penerimaan kas, prosedur pencatatan kas, prosedur perhitungan kas, dan prosedur penyetoran kas. Divisi Mini Market KOPMA UNY tidak mengadakan layanan delivery service atas pembelian barang dan pembelian dilakukan on the spot sehingga tidak ada aktivitas pengiriman barang.
a. Prosedur penjualan.
Prosedur penjualan pada divisi mini market ini sangat sederhana karena berupa swalayan. Prosedur ini dimulai dari pelanggan datang kemudian memilih sendiri barang yang diinginkannya kemudian membawa barang tersebut ke kasir untuk membayarkan uangnya. Prosedur ini umum dilakukan di swalayan manapun.
Prosedur dalam mini market ini relatif lebih memberikan kenyamanan pada pelanggan karena pada umumnya pelanggan merasa agak sungkan jika menanyakan harga dan memilih barang, tapi tidak jadi membelinya pada toko maupun unit usaha yang bukan berupa swalayan. Swalayan relatif membuat pelanggan lebih nyaman untuk melihat, memilih, dan membandingkan barang–barang dan harga barang yang mereka inginkan karena harga barang sudah tertempel pada produk atau barang. Meskipun demikian, prosedur ini juga mempunyai kelemahan karena pada mini market ini tidak diberikan kamera pengintai atau yang sederhana, cermin besar pada bagian sekitar dinding untuk pengawasan aktivitas pelanggan selama di dalam mini market. Pada bagian dekat pintu masuk dan keluar juga tidak ada alat pemindai produk yang mungkin dapat diselundupkan. Hal ini memberikan adanya kemungkinan bahwa pelanggan yang berniat buruk misalnya mengambil barang dan memasukkannya dalam saku atau tas dapat terjadi. Pada mini market ini pengunjung tidak harus menitipkan tas yang dibawanya pada tempat yang sebenarnya sudah disediakan. Keadaan tersebut kurang sesuai dengan pernyataan Arens dan Loebbecke (2003, 261) tentang keamanan aset yang memadai. Jika ada ketegasan bahwa tas harus dititipkan atau tidak boleh dibawa selama berada di dalam mini market, maka akan mengurangi resiko pencurian barang.
b. Prosedur penerimaan kas dan pencatatan kas.
Prosedur penerimaan kas dilakukan saat pelanggan menyerahkan barang ke kasir. Petugas kasir akan melakukan pemindaian produk sebagai proses input ke komputer dan menampilkan data produk ke monitor. Jika pemindaian dengan alat pemindai barang gagal dilakukan maka petugas kasir dapat melakukan pengetikan manual dengan memasukkan kode barang. Jika pemindaian berhasil atau pemasukkan kode berhasil maka item produk akan keluar pada layar monitor. Hal ini dapat berjalan karena semua produk sudah dilengkapi dengan bar code sebagai sarana ”pemanggil” data produk dari data base dalam sistem yang sudah terkomputerisasi. Semua produk yang dibeli pelanggan akan dipindai dan menghasilkan daftar barang yang dibeli. Setelah semua produk selesai dipindai maka petugas akan mencetak daftar tersebut dan memberikan kepada pelanggan sebagai bukti pembelian. Petugas biasanya juga menginformasikan kepada pelanggan jumlah total yang harus dibayar sebelum bukti pembelian tersebut diberikan kepada pembeli. Pelanggan biasanya percaya kepada informasi petugas dan langsung membayarkan uang yang diinformasikan tersebut kepadanya. Jika pelanggan merasa ingin tahu informasi dari pembeliannya maka barulah melihat pada cetakkan bukti pembelian tersebut.
Marshall B. Romney (2006, 3) menyebutkan bahwa salah satu komponen sistem informasi akuntansi adalah penggunaan software untuk memproses data akuntansi. Divisi Mini Market KOPMA UNY telah melakukan hal tersebut. Penggunaan sistem terkomputerisasi untuk membantu proses penerimaan kas sangat membantu efektivitas pelayanan kepada pelanggan. Dalam hitungan detik barang–barang yang dibeli pelanggan dapat segera dibuatkan bukti transaksi dan untuk kasir sendiri terdapat daftar catatan yang serupa semacam salinan bukti transaksi yang tidak diberikan kepada pelanggan karena untuk keperluan internal sehingga memudahkan pengadministrasian. Kekurangan dari penggunaan komputer sebagai alat bantu penjualan adalah ketergantungan dengan adanya listrik sehingga jika terjadi pemadaman listrik maka aktivitas penjualan akan terhenti.
Arens dan Loebbecke (2003, 261) menyatakan bahwa salah satu aktivitas pengendalian adalah keamanan aset dan catatan. Petugas kasir pada mini market ini berjumlah lima orang dan ditugaskan dengan formasi 2-2-1, artinya shift pertama dua petugas, shift kedua dua petugas dan shift ketiga cukup satu petugas setiap harinya. Pada akhir tiap shift petugas kasir yang bersangkutan akan melakukan rekap penjualan yang ditangani kemudian dilanjutkan petugas selanjutnya. Pada akhir shift ketiga diadakan rekap total penjualan dari ketiga petugas dan menghasilkan catatan harian penjualan. Catatan penjualan harian ini digunakan sebagai kontrol atas kas di tangan atau kas yang berada di brangkas yang kemudian akan disetorkan kepada kasir pusat. Penggunaan sistem shift ini untuk mengurangi resiko kecurangan atas keamanan aset dan catatan.

c. Prosedur penyetoran kas.
Penyetoran kas oleh pihak mini market adalah bentuk pengeluaran kas, sedangkan bagi kasir pusat merupakan penerimaan kas. Prosedur ini dilaksanakan oleh petugas kasir. Petugas tersebut menyetorkan kas dari mini market kepada KOPMA UNY melalui kasir pusat. Petugas tersebut menyetorkan kas kepada kasir pusat maksimal pada pukul 09.00 WIB pada hari selanjutnya. Hal ini sesuai dengan pernyataan Mulyadi (2001, 471). Pihak mini market mempertanggungjawabkan transaksi ini ke dalam bukti pengeluaran kas, sedangkan pihak kasir pusat akan mempertanggungjawabkan penerimaan kasnya ke dalam bukti penerimaan kas atau bukti kas masuk (BKM). Penyetoran kas ke bank bukan dilakukan oleh petugas mini market, melainkan oleh petugas KOPMA UNY. Kas yang disetorkan ke bank adalah akumulasi dari kas yang berasal dari semua divisi.
Menurut penulis, penerapan prosedur dalam Divisi Mini Market KOPMA UNY ini sudah sesuai dengan teori. Divisi Mini Market KOPMA UNY termasuk dalam salah satu unit usaha yang penerimaan kasnya dari over-the counter sale karena sesuai dengan teori, prosedur penerimaan kas Divisi Mini Market KOPMA UNY dimulai dari pembeli datang langsung ke mini market, pembeli memilih barang, membawa barang yang akan dibeli ke kasir, membayar barang, kemudian barang diserahkan oleh kasir kepada pembeli. Bagian pengiriman tidak diperlukan karena mini market ini berupa swalayan. Pembeli memilih dan membawa sendiri barang yang diinginkan ke kasir dan dapat segera membawanya setelah melakukan pembayaran.
Kas yang terkumpul dalam satu hari dicatat oleh petugas kasir dalam catatan penjualan harian. Kas tersebut diserahkan kepada kasir pusat Bagian Akuntansi KOPMA UNY pada keesokan harinya. Bagian akuntansi mencatat pendapatan tersebut dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Kas ini disetor ke bank setiap hari. Hal ini sesuai dengan pendapat Mulyadi (2001, 471) bahwa fungsi kas melakukan penyetoran kas di tangan setiap hari sesuai yang diamanatkan oleh sistem pengendalian internal kas.
4. Evaluasi catatan dan dokumen yang dihasilkan.
Divisi Mini Market KOPMA UNY secara sederhana membuat catatan penjualan tunai dan menggunakan beberapa dokumen untuk keperluan pencatatan dan pertangungjawaban transaksi keuangan. Mulyadi (2001, 463) menyebutkan bahwa dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai diantaranya adalah: faktur penjualan tunai, pita register kas, dan bukti setor bank. Dokumen berupa pita register kas telah ada dalam divisi ini, sedangkan faktur penjualan tidak diperlukan karena pembeli cukup diberikan pita register kas atau struk pembelian sebagai bukti pembelian dan pertanggungjawaban penjualan oleh kasir berupa laporan kasir yang berasal dari mesin register kas. Kedua dokumen ini telah memuat infomasi yang cukup mengenai total kas yang diterima dan siapa petugas yang bertanggung jawab.
Selanjutnya, telah dijelaskan di depan bahwa kasir mini market hanya bertugas menyetorkan kas kepada kasir pusat dan bukan menyetor langsung kas ke bank. Oleh karena itu, bukti setor kas kasir mini market adalah berupa berita acara setor kas, sedangkan slip penyetoran adalah milik KOPMA UNY atas penyetoran kas ke bank. Berita acara setor kas yang penulis ambil sebagai sampel menunjukkan bahwa bukti setor kas ini tidak selalu ditandatangani oleh dua orang saksi. Dalam sampel yang penulis ambil, kolom saksi hanya ditandatangani seorang saksi saja dari dua kolom yang terformat dalam dokumen tersebut. Hal tersebut menurut penulis merupakan sebuah kelemahan pengendalian yang berupa praktik-praktik yang kurang sehat.
Dokumen selanjutnya adalah dokumen pengebonan (cash bond) bagi karyawan yang memerlukan apabila hendak melakukan pembelian barang tapi pembayaran dilakukan dengan potong gaji. Dokumen ini telah dibuat rangkap tiga untuk didistribusikan kepada pihak yang berkepentingan. Hal ini adalah salah satu wujud dari pengamanan catatan. Namun, di dalam dokumen ini nomor urut atau nomor seri masih belum menggunakan nomor urut cetak. Penomoran masih dilakukan secara manual. Penggunaan nomor urut cetak akan mengurangi kesalahan yang memungkinkan adanya duplikasi penomoran akibat kelalaian petugas.
Menurut Mulyadi (2001, 468) terdapat catatan-catatan terkait sistem penerimaan kas, meliputi: jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal umum, kartu persediaan, dan kartu gudang. Catatan-catatan berupa jurnal sebenarnya sudah ada tapi tergabung dengan catatan KOPMA UNY. Divisi Mini Market KOPMA UNY belum melaksanakan pembukuan secara mandiri sehingga belum memiliki catatan tersebut yang terpisah. Catatan yang ada berupa catatan penjualan tunai ini, catatan ini menurut penulis, masih kurang memadai. Catatan ini dibuat dalam buku (semacam buku tulis biasa tapi cukup tebal) dengan ditulis manual menggunakan pulpen. Pada salah satu sampel yang diambil dari kumpulan catatan penjualan tunai tersebut masih terdapat adanya coretan–coretan pada bagian nama petugas kasir dan juga nominal penerimaan kas pada salah satu kolom penerimaan kas oleh salah satu petugas kasir. Lembar–lembar laporan penjualan tunai juga tidak mencantumkan nomor halaman. Penanggungjawab laporan ini juga tidak jelas karena tidak ada kolom penanggung jawab terkait siapa yang menuliskan. Hal–hal tersebut di atas menunjukkan bahwa kualitas dari catatan penjualan harian ini kurang memadai. Keadaan tersebut kurang sesuai dengan pernyataan Arens dan Loebbecke (2003, 261) tentang aktivitas pengendalian bahwa terkait aktivitas pengendalian, beberapa hal yang harus diperhatikan melputi: otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas, pemisahan tugas, dokumen dan pencatatan yang cukup, dan keamanan yang memadai atas aset dan catatan.
5. Evaluasi terhadap Sistem Pengendalian Internal Kas Divisi Mini Market KOPMA UNY.
Penulis mengevaluasi penerapan pengendalian internal atas penerapan sistem penerimaan kas pada divisi mini market berdasarkan unsur–unsur pengendalian menurut Mulyadi (2001, 164) yaitu :
a. struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas;
b. sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya;
c. praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi;
d. karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Secara keseluruhan, Mini Market KOPMA UNY telah melakukan pemisahan tugas dan fungsi, tapi terkait dengan sistem penerimaan kas pada mini market ini belum ada pemisahan fungsi yang tegas. Peran petugas kasir sangat dominan pada sistem penerimaan kas ini. Semua fungsi dilaksanakan oleh bagian kasir mulai dari penerimaan kas sampai pada penyetoran kas pada kasir pusat.
Keadaan tersebut di atas dalam jangka panjang dapat menimbulkan potensi kecurangan–kecurangan terkait dengan kas yang ada. Jika semua fungsi terkait penerimaan kas dilaksanakan oleh kasir saja maka dalam hal ini tidak akan ada saling cek (cross check) antar fungsi sehingga kecurangan dapat muncul baik disengaja maupun unsur kelalaian.
b. Sistem otorisasi.
Divisi Mini Market KOPMA UNY tidak menerapkan otorisasi apapun dalam hal sistem penerimaan kasnya Mini market ini hanya melakukan otorisasi pada saat pengadaan barang dagang atau persediaan. Sistem ini hanya ada pada bagian gudang saja.
c. Praktik yang sehat.
Unit usaha ini telah menerapkan praktik yang sehat dalam beberapa bidang, misalnya pada saat penyetoran uang harus ada dua saksi yang menyaksikan, terdapatnya pengawas operasional yang sewaktu–waktu mengadakan inspeksi mendadak (sidak) terhadap operasional mini market, penyetoran kas telah dilakukan secara harian disertai dengan berita acara penyetoran kas, dan petugas kasir dibuat sistem shift tiga kali sehari. Praktik yang sehat ini mengurangi potensi terjadinya kecurangan–kecurangan. Namun dalam hal pemisahan fungsi pada pengelolaan penerimaan kas, Mini Market KOPMA UNY belum melakukan pemisahan fungsi dengan tegas.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Perekrutan karyawan mini market ini dilakukan secara terbuka oleh bagian personalia. Perekrutan ini dilakukan dengan seleksi dengan berberapa kriteria agar mutu karyawan sesuai dengan kebutuhan. Setiap tahunnya juga dilakukan open recruitment anggota baru yang sebagian dari anggota tersebut akan memegang jabatan sebagai pengurus. Tidak ada sistem korupsi, kolusi, dan nepotisme dalam perekrutan anggota dan pengurus mini market. Jabatan tertentu juga diberikan sesuai dengan bidang keahliannya, misalnya bagian keuangan, setidak–tidaknya kepala bagian, diberikan kepada mahasiswa jurusan akuntansi.
Selain hal-hal tersebut di atas terdapat beberapa hal yang disebutkan oleh Arens dan Loebbecke (2003, 261) terkait aktivitas pengendalian perusahaan. Arens menyebutkan bahwa dalam pengendalian internal perusahaan diperlukan pula dokumen dan catatan yang cukup. Divisi Mini Market KOPMA UNY belum memiliki catatan keuangan yang lengkap. Keadaan ini disebabkan oleh belum adanya bagian akuntansi yang mengurusi masalah pencatatan transaksi keuangan. Sebagian laporan dan catatan masih terkonsolidasi dalam laporan dan catatan KOPMA UNY walaupun beberapa laporan untuk divisi ini telah dibuatkan secara terpisah.
Laporan keuangan tersebut di atas dibuat tidak hanya tahunan saja, melainkan terdapat laporan bulanan bahkan terdapat laporan harian untuk laporan arus kas. Hal ini dilakukan sebagai sarana pencegahan seawal mungkin dan deteksi terhadap kesalahan yang mungkin terjadi.
Pita register kas atau struk pembelian memuat catatan “barang yang sudah dibeli tidak dapat ditukar/kembali.” Hal ini sebagai langkah pencegahan agar pembeli memeriksa barang yang dibeli sebelum meninggalkan lokasi. Dengan adanya catatan ini berarti barang yang sudah dibeli konsumen adalah tanggung jawab konsumen tersebut. Jika terdapat hal-hal yang tidak sesuai di luar mini market maka hal tersebut bukan merupakan tanggung jawab mini market. Hal ini turut mendukung terhadap keamanan aset atas komplain pembeli dan mengurangi resiko yang atas komplain pembeli yang sudah membawa barang keluar lokasi sehingga kesalahan mungkin bukan berasal dari pihak mini market.

BAB IV
SIMPULAN DAN SARAN
A. Simpulan
Sistem informasi akuntansi dan pengendalian internalnya dibuat dan dirancang untuk memudahkan stakeholders membuat keputusan. Perancangan sistem ini akan berpengaruh terhadap operasi perusahaan, maka sistem informasi tersebut didesain sedemikian rupa agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan terkait. Perancangan dari struktur organisasi sampai dengan pengendalian internal benar-benar harus diperhatikan agar memperlancar jalannya operasi perusahaan bukan menghambat kinerja.
Divisi Mini Market KOPMA UNY sebagai entitas usaha telah menjalankan sistem informasi akuntansi dan juga pengendalian internal dalam operasinya. Berdasarkan evaluasi penulis yang didasarkan pada landasan teori, terhadap sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal Mini Market KOPMA UNY, penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Struktur organisasi yang diterapkan oleh Divisi Mini Market KOPMA UNY adalah berupa struktur organisasi garis yang sudah cukup memadai karena dalam
penerapan struktur ini, secara garis besar telah ada pembagian bidang-bidang usaha masing-masing, meliputi bagian gudang, bagian pajang, bagian kasir dan bagian pembantu umum, hanya saja belum terdapat koordinator tiap bidang kerja yang ada sehingga objek pantauan kinerja manajer relatif terlalu luas.
2. Sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Divisi Mini Market KOPMA UNY melibatkan fungsi penerimaan kas dan pencatatan kas. Kedua fungsi ini masih dirangkap oleh petugas bagian kasir dan belum ada pembagian tugas secara tegas, termasuk juga penyetoran kas kepada kasir pusat.
3. Prosedur dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Divisi Mini Market KOPMA UNY telah dijalankan dengan baik sehingga mendukung dalam terselenggaranya operasi perusahaan dengan baik pula. Divisi Mini Market KOPMA UNY telah menggunakan bantuan komputer dalam operasinya sehingga prosedur penjualan dan pencatatan relatif cepat dan efisien, Penyetoran kas telah dilakukan setiap hari, perhitungan kas di tangan dilakukan dengan disaksikan dua orang sebagai saksi, dan dokumen Berita Acara Setor Kas digunakan setelah penyetoran kas dilakukan.
4. Divisi Mini Market KOPMA UNY baru menghasilkan catatan penjualan tunai saja, sedangkan catatan-catatan yang lain masih tergabung dengan catatan KOPMA UNY. Hal ini dikarenakan belum terdapat bagian akuntansi dalam struktur organisasi Divisi Mini Market KOPMA UNY. Dokumen yang digunakan berupa pita register kas, laporan kasir, berita acara setor kas, dan bond karyawan. Pita register kas dan laporan kasir telah memuat informasi yang cukup. Laporan kasir memuat informasi mengenai pihak yang bertanggung jawab, jumlah penerimaan, kode kasir, dan tanggal cetak. Berita acara setor kas adalah dokumen bukti penyetoran kas kasir mini market kepada kasir pusat. Dalam dokumen berita acara setor kas terdapat kelemahan berupa dokumen tersebut tidak selalu ditandatangani oleh dua saksi. Seharusnya dokumen tersebut ditandatangani oleh dua saksi sebagai mana terformat dalam dokumen tersebut. Dokumen bond karyawan adalah dokumen yang digunakan jika ada karyawan yang membeli barang dengan pembayaran di belakang melalui mekanisme potong gaji. Dokumen ini dibuat rangkap tiga untuk didistribusikan kepada pihak terkait. Dokumen ini belum menggunakan nomor urut cetak.
5. Pengendalian internal yang telah dilaksanakan dengan baik adalah:perekrutan karyawan yang dilakukan secara terbuka dan diseleksi oleh bagian personalia, penggunaan password yang berbeda untuk log on oleh setiap petugas kasir, penggunaan buku penjualan harian sebagai catatan Mini Market KOPMA UNY karena laporan kasir dari register kas diserahkan kepada kasir pusat bersama uangnya, dan pembuatan laporan kas yang tidak hanya dilakukan secara bulanan, tapi juga dilakukan harian. Pengendalian internal yang belum memadai adalah terkait pembagian tugas dan fungsi untuk pihak yang menerima kas dan yang mencatat kas,tas pelangggan masih diperbolehkan dibawa ketika memilih barang padahal sudah terdapat tempat penitipan tas, dan tidak ada media pemantau aktivitas konsumen di dalam Mini Market KOPMA UNY untuk mendukung keamanan aset.

B. Saran
Sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Divisi Mini Market KOPMA UNY telah diterapkan dengan cukup baik. Berdasarkan kesimpulan di atas penulis memberikan saran sebagai berikut:
1. Struktur organisasi perusahaan berupa organisasi garis seperti yang penulis sebutkan di atas, membuat manajer memiliki objek pantauan atau wilayah pengawasan yang relatif luas yang menyebabkan adanya kemungkinan salah dalam pemantauan yang relatif besar. Kesalahan ini, menurut penulis dapat diminimalkan dengan menerapkan struktur organisasi fungsional yang memiliki koordinator pada setiap bidang kerja. Koordinator bidang ini akan mengambil alih tanggung jawab manajer dari sisi pemantauan karyawan sehingga lebih memudahkan pengawasan karyawannya.
2. Mini market lebih baik memiliki bagian akuntansi sendiri yang mengurusi pencatatan dan pembuatan laporan keuangan. Omset mini market yang relatif besar ini membuatnya layak untuk mempunyai bagian akuntansi sendiri sehingga ada pemisahan fungsi penerimaan kas dan pencatatan kas. Bagian akuntansi dapat mengambil alih tugas untuk membuat catatan-catatan dan laporan keuangan yang diperlukan.
3. Sebaiknya komputerisasi dimaksimalkan dalam berbagai keperluan termasuk dalam pembuatan catatan penjualan tunai maupun laporan kas harian. Pencatatan penjualan tunai dan laporan kas harian oleh Mini Market KOPMA UNY masih secara manual yang masih menyebabkan salah tulis dan lain sebagainya yang menimbulkan coretan-coretan tertentu sehingga membuat catatan dan laporan ini menjadi kurang terpercaya.
4. Dalam hal penggunaan dokumen dan catatan, sebaiknya digunakan nomor urut cetak agar dapat mengurangi potensi kesalahan atau kecurangan yang mungkin dilakukan oleh pihak tertentu.
5. Sebaiknya dinding mini market dilengkapi cermin yang besarnya disesuaikan dengan keperluan dan di pasang mengelilingi dinding untuk membantu pengawasan perilaku pembeli di dalam mini market. Jika mini market mempunyai pendanaan yang cukup dapat juga menambah investasi aset berupa pemasangan CCTV agar perilaku pembeli dapat terpantau dengan baik. Sebaiknya ditegaskan aturan pelarangan membawa barang-barang yang memungkinkan penyelundupan barang, misalnya tas, belanjaan dari toko lain, dll. Hal ini untuk mengurangi resiko kehilangan barang sehingga keamanan aset lebih terjamin.
6. Dalam hal dokumen Berita Acara Setor Kas yang tidak selalu ditandatangani oleh dua orang saksi, sebaiknya segera diambil tindakan seperlunya, mulai dari peringatan lisan hingga diberikan sanksi tertentu agar praktik yang sehat, dalam hal ini adalah kelengkapan saksi, dapat dilaksanakan dengan baik.